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辦公室

 

主要職責有:
1、會務安排:負責理事會會議、常務理事會會議、會長、理事長或常務理事召集的會議的各項事務,包括人員通知、場地安排、會議記錄、會議精神傳達等。
負責處理其他組織的會務邀請,根據會務性質、會務規格、會務主題等,安排人員參加,并準備相關物品。上級部門或校外組織的會員邀請和安排需及時準確報常務理事會知曉和批準,其他報公共事務部部長知曉和批準即可。各種會務邀請和安排需進行必要的記錄。
2、財務管理:起草和修改協會財務管理的規章制度;編制協會整體的財務預算和財務報告;管理協會各項收入,報銷協會的各項支出;現金和銀行賬戶管理;審核各部門和項目組財務制度的執行情況等。
3、文字處理:起草和修改協會的各種規章制度和各種文件;審核各部門的各種規章制度和各種文件;起草部分場合的上級領導的發言稿等。
4、辦公室管理:管理協會辦公室的一切事務,包括衛生、物品分類、電腦管理、圖書管理等。
5、工作證件和名片管理:統一制作協會的有關證件和成員名片。
6、會議安排和統籌:協調協會各部門的關系,進行合理分工,包括資料引發、場地布置、人員通知、領導接待等。特別是每年的換屆大會。
7、編制協會的各種工作簡報,網站管理,上傳各種文件和照片;管理網站發表的各種帖子;修改網站風格;處理各種網站信息等。
8、信息收集和處理,瀏覽相關網站,獲取相關信息,轉發給協會相關部門和項目組。收集和保存網絡媒體的報道,保存相關的網頁,進行必要的記錄。
9、資料貯存:貯存協會的各種照片、錄像、錄音的等資料;宣傳品的制作,制作各種印刷品、視頻、flash等;電子郵件管理,建立協會內部的電子郵件系統,管理協會公共電子郵箱,根據郵件內容,轉發相關部門、項目組和個人。

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